¿WhatsApp reemplazó la citofonía? Los riesgos que los administradores ignoran
En muchas unidades residenciales de Colombia, la citofonía tradicional ha dejado de ser la principal herramienta de comunicación entre la portería y los residentes. Con el paso de los años, los sistemas de citófonos presentan fallas, requieren mantenimiento frecuente o simplemente quedan obsoletos frente a las necesidades actuales. Como consecuencia, es cada vez más común que los vigilantes recurran a WhatsApp para avisar la llegada de visitantes, domiciliarios o proveedores. Aunque esta práctica parece una solución eficiente y económica, también trae consigo desafíos importantes relacionados con la seguridad, la privacidad y la administración de la información.
Cuando la comunicación se traslada a aplicaciones de mensajería, la portería termina manejando números personales de los residentes y creando listas de contactos que deben actualizarse constantemente. Esto no solo genera una carga operativa adicional, sino que también expone información sensible que puede quedar almacenada en dispositivos personales o compartidos entre turnos. En la práctica, esto hace que la gestión de la comunicación dependa de personas y no de un sistema, con los riesgos que eso implica en términos de orden, continuidad y protección de datos.
La transformación digital de la propiedad horizontal ha llevado a que cada vez más conjuntos busquen soluciones más estructuradas, alineadas con lo establecido en la Ley 675 de 2001, donde la administración tiene un rol central en la organización y control de la copropiedad. En este contexto, la comunicación y el manejo de la información ya no deberían depender de herramientas informales, sino de sistemas diseñados específicamente para garantizar orden, trazabilidad y una gestión más segura de la vida en comunidad.
En este tipo de plataformas, el control de la información no queda en manos de la portería ni del personal de vigilancia, sino en la administración del conjunto. Es el administrador quien gestiona los datos dentro del sistema, define accesos y asegura que la información de los residentes se maneje de forma organizada y conforme a la normativa de protección de datos personales. Esto permite reducir el uso de canales informales y evitar la dispersión de información en dispositivos personales.
Dentro de estas soluciones, la citofonía móvil se presenta como una evolución frente a la citofonía tradicional. Su funcionamiento se basa en una aplicación utilizada en portería, desde la cual se realiza la comunicación, pero el residente recibe una llamada telefónica convencional directamente en su celular. De esta forma, el número del residente no es visible para el vigilante, lo que protege su privacidad y reduce la exposición de datos personales, manteniendo al mismo tiempo la inmediatez del contacto.
Este modelo permite modernizar la comunicación en las unidades residenciales sin perder simplicidad para el usuario. No depende de aplicaciones de mensajería ni de equipos físicos que requieren mantenimiento constante, y centraliza la gestión en la administración, que es quien tiene el control del sistema. El resultado es un proceso más ordenado, más seguro y mejor alineado con las necesidades actuales de la propiedad horizontal.
